论企业科技档案的管理与利用

　　摘要：科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，概括起来就是科技档案的管理和利用。做好科技档案的管理工作，是开展利用工作必须具备的前提条件。充分发挥科技档案的作用，必须要坚持“两手抓，两手都要硬”。
　　关键词：企业；科技档案；管理；利用
　　
　　充分发挥企业科技档案的作用，为企业发展服务，这是开展利用工作的保证。科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，概括起来就是科技档案的管理和利用。科技档案的管理是基础工作，必须扎扎实实地做好基础工作。科技档案的基础工作与利用工作相互依存，相互制约，并且相互促进，推动着企业科技档案工作不断向前发展。
　　一、认真做好科技档案的收集工作收集是科技档案工作的起点，是发挥科技档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准，制定科学合理的归档制度，是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度，并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行，是档案部门的基本职责，也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下，接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。
　　近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，逾期进行考核。第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。
　　总之，要让企业科技文件材料的形成和积累在组织上有保证、制度上有规定、职责上有分工、工作上有安排、管理上有考核，只有这样才能使企业档案收集工作El常化、制度化。
　　二、加强检索工具体系建设，熟悉馆藏。积极开展利用工作记得周恩来同志曾向档案人员指出：“到档案馆工作不仅要整理和保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用者查找方便，别找一个文件花半天工夫啊!”周总理的话，深刻阐明了档案检索工具的重要作用。在新的历史时期，档案工作者的主要任务，就是逐步实现档案管理的现代化，大力开发档案信息资源，通过提供档案信息，更好地为企业、为社会服务。要实现这一任务，档案人员必须在做好丰富馆藏、熟悉馆藏的基础上，编制高质量的检索工具。一般来讲，利用者前来查找所需材料，首先想到的是利用检索工具，即我们现有的案卷目录、全引目录、专题目录等。能否迅速、全面、准确地查到所需信息，毫无疑问取决于检索工具的编制质量。但有的档案馆(室)编制的检索工具单一，甚至只靠一种案卷目录管理档案，造成检索效率很低，漏检误检严重，无法满足利用者的多种需要。为此，要求档案工作者，不仅对本馆(室)有价值的档案材料都尽可能存贮进去，而且要以存贮档案的不同特点为依据，树立整体观念，统观全局，协调好各部分档案材料的关系，把编制工作与利用者的需要科学地结合起来。既不要盲目编制，又不能把检索工具看成彼此绝对分立，互不联系，使保管和利用都不方便。只有综观全局，考虑周到，实现互补，便于利用，这样建立的检索工具，才能使利用者对自己所需的档案资料，到档案馆(室)一查就能查到，并及时提供出来，如没有，也能明确答复，把漏检与误检降到最低限度，这样，既方便利用者，又提高检索效率。
　　利用是档案工作的最终目的，也是对档案工作质量的有效检验。企业档案部门也可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，改善服务质量，想利用者之想，急利用者之急，积极向利用者展示馆(室)藏内容，向用户又快又准地提供其需要的档案，这就需要企业档案人员刻苦钻研业务，熟悉馆藏，使利用者高兴而来，满意而归。近年来，国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)对8台机组进行增容降耗的重大技术改造，并被国家经贸委列入“双加”技改项目，设备改造面广量大。在实施进程中，科技人员调阅了大量档案资料，查对原始图纸，综合分析历年运行数据，对设备实施技术改造。档案人员密切配合，及时准确地提供各种技术资料，从而提高了服务质量，使工程技术人员都能深切体会到档案的珍贵，档案利用率也大大提高。并取得明显的综合经济效益。又如为了减少二氧化硫排放量，保护大气环境，完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划，国华徐州发电有限公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。上海龙净环保科技工程有限公司和徐电公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308—8266—1、0308—8835—1、0307—8022— 17、03—839一O1、03—836一O0等有价值的科技档案，为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、拌8机组安装脱硫装置后，每年可减少二氧化硫排放12145吨，脱硫洗涤塔具有50％ 的除尘效率，烟尘排放浓度可进一步降低，改善当地大气环境质量，因此项目具有显着的环保效益。再如徐电公司为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1～4号机组场地建设2台IO00MW超超临界机组。目前，关停1～6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1～6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。
　　徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员一同到公司档案室查阅1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1～6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1～6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1～6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1～6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。
　　三、加速档案信息化建设步伐，不断提高科技档案管理水平。是充分发挥科技档案作用为企业服务的基础受网络信息技术的影响，企业利用档案信息的要求提高，企业渴求快捷有效利用档案信息资源与传统档案服务受时空、地域和服务方式等因素制约的矛盾突出起来，企业档案信息服务受传统档案服务框架的束缚，影响了用户利用档案信息的主动性与积极性，用户与档案部门以及用户与档案信息之间的距离拉大。一个档案室只作为阅读和储存档案的场所、维持开展传统档案服务一成不变，则不利于企业在最大范围内发挥档案信息资源利用的社会效益和经济效益，不利于实现企业档案信息资源的共享。
　　档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，徐电公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合公司已经实行的办公自动化(oa)系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，徐电公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部着录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已着录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，徐电公司档案室配备有6台IBM液晶显示屏幕微机，激光打印机5台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，公司领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。
　　徐电公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统，包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LO．TUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。
　　四、提高企业档案人员的素质企业档案专业人员素质，就是档案专业人员必须具备的品质、能力和条件。档案专业人员必备的素质包括政治素质、专业素质、知识素质以及创造力和创造性思维。
　　档案专业人员的政治素质包括应具备的政治品德和职业道德。政治品德包括政治态度、政治品质和思想作风，这就要求企业档案人员坚定不移地贯彻执行党的路线方针政策，在政治上同党中央保持高度一致。热爱档案事业，全心全意为人民服务，勇于开拓，大胆探索。坚持“解放思想，实事求是”的思想路线，以科学的世界观和方法论为指导，以为企业各项工作和活动服务为宗旨，维护党和国家历史真实面貌。
　　档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。企业档案工作人员要热爱本职工作，淡泊名利，无私奉献。档案工作的性质，决定了档案专业人员必须摈弃名利观念，无私奉献。档案的价值、档案工作者的劳动都体现在社会利用档案而取得的效益中。要尊重档案，尊重历史。维护档案和历史事实的原貌既是档案专业人员的职责，又是职业的道德准则。必须忠于职守，无私无畏地维护党和国家的历史真实面貌。
　　要遵纪守法，严守机密。树立按客观规律办事的科学态度，树立严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。
　　企业档案工作是一项专业性很强的工作，业务内容很多，要求也相当高。企业档案工作人员的专业素质，即履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等，它是完成工作任务的保证。能力包括决策能力、口头表达能力、文字表达能力、开拓创新能力和组织能力。智力包括档案专业知识、基础知识、相关学科知识、外语和古汉语水平。
　　成绩即工作效率、工作质量、工作成绩。学历指专业人员受教育的程度，反映获得系统专业基础理论知识、业务知识和相应技能的经历。档案人员应当具有较高的、相应的档案专业知识。资历指专业人员的实践经验和熟练程度。能力、智力和成绩是建立在学历、资历的基础上的，它们是相辅相成的。
　　档案专业人员的知识素质指档案专业人员除具备档案专业知识外，还应具备比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论修养是档案人员必须具备的基本素质。文化知识指档案专业人员熟练掌握语言文字的能力，对于做好档案工作，具有特殊的意义和作用。现代科学技术迅猛发展，档案专业人员应掌握科学技术知识，并将有关的科学技术应用于档案工作，是实现档案工作现代化的基本途径。档案人员还应当掌握与档案学相关的学科知识，如法律、金融、外语等，以适应不断发展的形势对档案工作提出的新任务的需要。企业档案人员要求既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面的知识，成为复合型人才，档案工作者的思想水平和知识水平才能适应时代前进的需要，综合素质才能得到明显的提高。
　　当今时代是一个创新时代，需要创造型人才。
　　创造型人才必须具有创造力和创新思维。创造力是创造型人才必须具备的最基本的能力，创新思维是人才创造的内在动力。人类创造的所有精神和物质产品，都是创新思维的结晶。培养和激发创造力和创新思维，是人才成长和成功的关键。
　　五、开展编研工作。为利用者提供方便档案馆(室)拥有丰富的馆藏档案材料，熟悉家底，了解社会需要，是完全可以采用自编为主的形式。因为档案人员发挥自身优势，可以在档案收集整理和编目的基础上，依照选题对材料进行加工编排，并做认真的研究考证，掌握运用一定的编纂技术，就能拿出好的编研成果。特别是计算机等高新技术的运用，为档案编研现代化创造了许多便利的条件。几年来，徐电公司综合档案科联合本企业其他职能部门共同搞编研，成效显着。
　　如同本厂的生产技术部门、安全部门、电气分公司等单位分别共同编写了《生产经济统计指标分析》、《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料，其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》、《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂柏机组技术改造综述》、《追求卓绝——徐州发电厂4号机组现代化技术改造纪实》等，都成为了管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎，取得了较好的利用效果。
　　在社会主义市场经济中，大力开发档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容，也是企业档案工作的中心任务和基本目的。充分发挥科技档案为企业建设服务的作用，档案部门和档案工作人员担负着重大而光荣的责任。我们要努力学习有关专业知识，刻苦钻研业务，研究档案工作的新情况、新特点，解决工作中的新问题，做好基础工作，充分发挥科技档案作用，“两手抓，两手都要硬”，为企业发展服务，这是企业档案工作者义不容辞的责任。